เคล็ดลับในการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานอย่างไรให้ราบรื่น
ปัจจุบันการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานเป็นงานที่ท้าทายในประเทศไทย โดยเฉพาะในเมืองใหญ่ที่มีการจราจรหนาแน่น เช่น กรุงเทพฯ หรือ เชียงใหม่ การย้ายสำนักงานอาจเกิดจากความจำเป็น เช่น การขยายพื้นที่ การย้ายไปอาคารใหม่ หรือ การปรับปรุงสถานที่ทำงาน หากจัดการไม่ดี การขนย้ายเฟอร์นิเจอร์อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักของงาน สร้างความสูญเสียทั้งเวลา และ ค่าใช้จ่าย รวมถึงอาจกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน ดังนั้นบทความนี้จะนำเสนอแนวทางการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานให้ราบรื่น และ ไม่กระทบต่อการดำเนินงาน โดยครอบคลุมถึงการวางแผน การเลือกผู้ให้บริการ การจัดการความเสี่ยง เพื่อให้ผู้อ่านสามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความสำคัญของการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานแบบไม่สะดุด
ในการย้ายออฟฟิศนั้นมีเหตุผลมากมาย ซึ่งสาเหตุที่ต้องย้ายสำนักงานนั้นมีดังนี้ การขยายธุรกิจซึ่ง บริษัทที่เติบโตอาจต้องการพื้นที่ใหญ่ขึ้น เช่น จากสำนักงานขนาด 200 ตร.ม. เป็น 500 ตร.ม. , เพื่อลดต้นทุนการย้ายไปอาคารที่มีค่าเช่าถูกลง เช่น จากย่านธุรกิจใจกลางเมืองไปยังชานเมือง , เพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการย้ายไปอาคารที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกดีกว่า เช่น การเข้าถึงระบบขนส่งสาธารณะ และ การปรับปรุงอาคารเดิมโดยการรีโนเวทอาคารอาจทำให้ต้องย้ายชั่วคราว ซึ่งในประเทศไทย การย้ายสำนักงานมักพบในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี การเงิน และ การค้าปลีก ซึ่งต้องการความยืดหยุ่น และ ความรวดเร็วในการดำเนินงาน
เป้าหมายของการขนย้ายสำนักงาน และ ขนย้ายเฟอร์นิเจอร์แบบไม่สะดุด เพื่อรักษาการดำเนินงานประจำวัน เช่น การตอบอีเมล หรือ การประชุม ต้องดำเนินต่อได้ อีกทั้งเพื่อลดความเสียหาย ป้องกันการเสียหายของเฟอร์นิเจอร์ และ อุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงการประหยัดเวลา และ ค่าใช้จ่ายที่จะทำให้การย้ายสำเร็จภายในงบประมาณ และ มีกำหนดเวลา และ เพื่อรักษาความพึงพอใจจากทั้งของพนักงานและลูกค้า
แนะนำขั้นตอนการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานแบบไม่เกิดการสะดุด
- การวางแผนการขนย้ายสำนักงาน การวางแผนขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานเป็นขั้นตอนนั้นสำคัญที่ช่วยให้การขนย้ายราบรื่น และ ลดผลกระทบต่อการทำงาน
- การกำหนดเป้าหมาย และ ระยะเวลา
- กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เช่น ย้ายเพื่อเพิ่มพื้นที่ หรือ ลดค่าเช่า
- กำหนดระยะเวลา ซึ่งการวางแผนให้การย้ายอาจใช้เวลาไม่เกิน 1-2 วันสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก (50-100 ตร.ม.) และ 3-5 วันสำหรับสำนักงานขนาดใหญ่
- การสำรวจ และ จัดทำรายการเฟอร์นิเจอร์
- สำรวจของที่ต้องย้ายให้ชัดเจน เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ ตู้เอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์สำนักงาน
- จัดหมวดหมู่ในการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน โดยแบ่งเป็นกลุ่ม เช่น เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ไฟฟ้า หรือเอกสาร
- ระบุของที่ต้องทิ้ง เช่น โต๊ะเก่าที่ชำรุด หรือ เอกสารที่ไม่จำเป็น เพื่อลดปริมาณของที่ต้องย้าย
- เลือกช่วงเวลาย้ายให้เหมาะสม
- ควรเลือกขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานในวันหยุด หรือ นอกเวลางาน เช่น วันเสาร์-อาทิตย์ หรือ ช่วงเย็นหลังเลิกงาน
- โดยหลีกเลี่ยงช่วงฝนตกหนัก ซึ่งในประเทศไทย ควรหลีกเลี่ยงฤดูฝน (มิ.ย.-ต.ค.) หรือ ให้วางแผนสำรอง เช่น ใช้รถที่มีหลังคาคลุม
- การกำหนดเป้าหมาย และ ระยะเวลา
- การเลือกผู้ให้บริการขนย้าย
ในการเลือกบริษัทขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่มีความเชี่ยวชาญจะช่วยลดความเสี่ยง และ เพิ่มประสิทธิภาพในการขนย้ายไม่ให้สะดุดได้ โดยสามารถคัดสรรได้ดังนี้- คุณสมบัติของผู้ให้บริการที่ดี
บริษัทขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ดีนั้นควรเลือกบริษัทที่มีประสบการณ์ในงานย้ายสำนักงาน เช่น อยู่มา 5-10 ปีในวงการ อีกทั้งมีพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรม และ รถขนย้ายที่เหมาะสม เช่น รถบรรทุกขนาดต่างๆ 4-10 ล้อ รวมถึงการมีประกันความเสียหายสำหรับเฟอร์นิเจอร์ และ อุปกรณ์อื่นๆ ให้ตรวจสอบรีวิวจากลูกค้า หรือ ผลงานที่ผ่านมา เช่น เคยผ่านการย้ายสำนักงานของบริษัทขนาดใหญ่มาแล้ว เป็นต้น - การเปรียบเทียบผู้ให้บริการ
ให้ทำการเปรียบ เทียบบริษัทขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน โดยการขอใบเสนอราคาเพื่อเปรียบเทียบอย่างน้อย 3-5 บริษัทเพื่อหาค่าบริการที่เหมาะสม และ ให้ตรวจสอบสัญญาให้ชัดเจน โดยระบุขอบเขตงาน เช่น การแพ็ค การขนย้าย และ การติดตั้งที่ครบถ้วน
- คุณสมบัติของผู้ให้บริการที่ดี
- การเตรียมการก่อนวันย้าย
ในการเตรียมการก่อนการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ดีนั้นจะช่วยลดความวุ่นวาย และ ทำให้การย้ายราบรื่นขึ้น- การแพ็ค และ จัดเก็บ
- จัดเตรียมวัสดุโดยการแพ็คให้เรียบร้อย เช่น ใช้กล่องกระดาษ ฟิล์มกันกระแทก และ เทปกาว จัดเก็บให้เรียบร้อย
- ให้ติดป้ายกำกับให้ชัดเจน โดยระบุชื่อแผนก หรือ ประเภทของ เช่น “เอกสารการเงิน” หรือ “โต๊ะผู้บริหาร”
- แยกของสำคัญออกเพื่อไม่ให้สูญหาย เช่น เอกสารสัญญา หรือ อุปกรณ์ IT ควรย้ายด้วยตนเอง
- การจัดการระบบ IT และ อุปกรณ์ไฟฟ้า
- ให้สำรองข้อมูลโดยการ Back up ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ และ เซิร์ฟเวอร์ทั้งหมดก่อนการขนย้าย
- ให้ถอดประกอบอย่างระวัง เช่น ถอดสายเคเบิล และ ติดป้ายเพื่อให้ติดตั้งง่าย
- จ้างช่าง IT เพื่อติดตั้งระบบเครือข่ายที่สำนักงานใหม่
- การสื่อสารกับพนักงาน
- แจ้งกำหนดการในการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน โดยส่งอีเมล หรือ ประชุมเพื่อแจ้งวันย้าย และหน้าที่ของพนักงาน
- มอบหมายงานที่ชัดเจน เช่น ขอให้พนักงานเก็บของส่วนตัวลงกล่องก่อนเสมอ
- การแพ็ค และ จัดเก็บ
- การบริหารจัดการในวันขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน
ในวันขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานอาจเป็นช่วงที่ต้องควบคุมอย่างใกล้ชิดเพื่อป้องกันปัญหาต่างๆที่อาจเกิดขึ้น ประกอบไปด้วย- การประสานงานในวันย้าย
ควรมีผู้ควบคุมหน้างานที่ชัดเจน เช่น ผู้จัดการโครงการเพื่อดูแลทีมขนย้าย และ ควรตรวจสอบความคืบหน้า โดยการใช้เช็คลิสต์เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างดำเนินตามแผนงาน - การจัดการความเสี่ยง
ในการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานให้ทำการป้องกันความเสียหายต่างๆ โดยใช้ฟิล์มกันกระแทก หรือผ้าคลุมเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะไม้ หรือ เก้าอี้หนัง อีกทั้งให้หลีกเลี่ยงการจราจรติดขัด ให้เลือกเวลานอกชั่วโมงเร่งด่วน เช่น 20.00-04.00 น. - การตรวจสอบของที่ย้าย
ในระหว่างการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานควรนับจำนวนให้ชัดเจน ตรวจสอบจำนวนกล่อง และเฟอร์นิเจอร์เมื่อถึงสถานที่ใหม่ และ ควรตรวจสภาพ ดูว่าโต๊ะ เก้าอี้ หรือ คอมพิวเตอร์เสียหาย หรือ ไม่
- การประสานงานในวันย้าย
- การติดตั้ง และ จัดระเบียบที่สำนักงานใหม่
การจัดวาง และ ติดตั้งเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ต้องทำอย่างรอบคอบเพื่อจะลดความเสี่ยงต่างๆ เช่น- การจัดวางเฟอร์นิเจอร์
ควรจัดวางตามผังที่วางไว้ เช่น วางโต๊ะ และ เก้าอี้ตามตำแหน่งที่กำหนด และ ควรคำนึงถึงการใช้งานเช่น วางโต๊ะใกล้ปลั๊กไฟสำหรับคอมพิวเตอร์ เป็นต้น - การติดตั้งระบบ IT
ก่อนการขนย้ายควรมีการเชื่อมต่อเครือข่าย ติดตั้ง Wi-Fi เซิร์ฟเวอร์ และ สายเคเบิลให้เรียบร้อยก่อน และ ทดสอบระบบให้พร้อมว่าคอมพิวเตอร์ และ โทรศัพท์ใช้งานได้ปกติ
- การจัดวางเฟอร์นิเจอร์
จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะพบว่าการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานแบบไม่สะดุดงานต้องอาศัยการวางแผนที่รอบคอบ การเลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ และ การจัดการความเสี่ยงอย่างดี การสำรวจของที่ต้องย้าย การกำหนดงบประมาณ การสื่อสารกับพนักงาน และ การเตรียมสถานที่ใหม่เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การขนย้ายราบรื่น ในประเทศไทย การย้ายสำนักงานต้องคำนึงถึงปัจจัย เช่น การจราจร และ สภาพอากาศ เพื่อลดความล่าช้า การใช้เทคโนโลยี และ ทีมงานมืออาชีพจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และ ลดค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งหากกำลังมีแผนขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานเราขอแนะนำ Speed move ซึ่งเป็นบริษัทบริการขนย้ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่มีความเชี่ยวชาญอีกทั้งยังมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านการ รื้อถอน และ ติดตั้ง โดยเฉพาะ อีกทั้ง เรามีบริการรับขนของ ย้ายสำนักงาน รื้อถอน rack โรงงาน ย้ายเฟอร์นิเจอร์ มีการสำรวจหน้างานให้ฟรีเพื่อช่วยคำนวนค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้าทุกคนก่อนเลือกใช้บริการ หมดกังวลเรื่องระยะทางเพราะเรามีบริการจัดส่งทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีทีมงานที่สามารถถอดประกอบเครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ และ พาร์ทิชั่นฉากกั้นห้องต่างๆ อย่างชำนาญอีกด้วย รับประกันได้ว่าของทุกชิ้นที่เราขนย้ายนั้นจะได้รับการดูแลเป็นอย่างดีแน่นอน
SPEEDMOVE
Tel : 02 -751-5269 , 065-056-4598
Line : @speedmove
Facebook : speed.move
Email : spm2011@speed-move.
