5 ขั้นตอนการขนย้ายสำนักงาน ขนย้ายออฟฟิศให้มีประสิทธิภาพ
เราจะพบว่าปัจจุบันการย้ายออฟฟิศเป็นกระบวนการที่ต้องการการวางแผน และ การจัดการอย่างละเอียด ซึ่งหลายๆคนอาจจะกำลังกังวลว่าจะมีอะไรเกิดขึ้น หรือไม่ดังนั้นเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด หนึ่งในสิ่งสำคัญ คือ การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน และเอกสารสำคัญ ซึ่งถ้าทำอย่างถูกวิธี จะช่วยลดความวุ่นวาย ลดโอกาสสูญหาย และเพิ่มความสะดวกในการเริ่มต้นทำงานในสถานที่ใหม่ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในบทความนี้ จะกล่าวถึงวิธีการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน และเอกสารสำคัญเมื่อย้ายออฟฟิศ ตั้งแต่การเตรียมการ การแพ็คของ การขนย้าย ไปจนถึงการจัดระเบียบในสถานที่ใหม่เพื่อให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดในการขนย้ายได้
แนะนำขั้นตอนการขนย้ายสำนักงานอย่างถูกต้องเพื่อป้องกันความเสียหายต่อทรัพย์สิน
- การวางแผนก่อนการย้ายสำนักงาน
ในการย้ายสำนักงานจำเป็นจะต้องมีการกำหนดเป้าหมาย และวางแผนล่วงหน้าโดยควรกำหนดวันย้ายล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 เดือน เพื่อให้มีเวลาเตรียมตัวเพียงพอ อีกทั้งควรจัดทำแผนงานโดยแบ่งงานออกเป็นขั้นตอน เช่น การแพ็ค การขนย้ายออฟฟิศ และ การติดตั้งอุปกรณ์ในออฟฟิศใหม่ และ แต่งตั้งผู้รับผิดชอบโดยตรงเพื่อที่จะมีทีมงาน หรือ บุคคลที่รับผิดชอบดูแลส่วนต่างๆ เช่น อุปกรณ์ไอที เฟอร์นิเจอร์ และ เอกสาร อย่างครอบคลุม
ต่อมาให้ทำการสำรวจทรัพย์สิน และเอกสารโดยการทำบัญชีรายการจัดทำรายการอุปกรณ์สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ และเอกสารสำคัญ เพื่อให้ทราบว่ามีอะไรที่ต้องขนย้ายบ้าง ควรตรวจสอบความพร้อมใช้งานโดยตรวจสอบอุปกรณ์ว่ามีสิ่งใดที่ต้องซ่อมแซม หรือ เปลี่ยนใหม่ก่อนการย้าย หรือไม่จัดกลุ่มสิ่งของโดยแยกประเภทสิ่งของ เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ไฟฟ้า เอกสารสำคัญ และของใช้ในสำนักงานการเลือกผู้ให้บริการขนย้ายให้มีการเปรียบเทียบราคา และบริการควรเลือกบริษัทขนย้ายที่เชี่ยวชาญในด้านการขนย้ายสำนักงาน อีกทั้งเลือกบริการที่มีประกันความเสียหายครอบคลุมถึงอุปกรณ์และ เอกสารสำคัญ - การจัดการอุปกรณ์สำนักงาน
ให้ทำการเตรียมอุปกรณ์สำนักงานก่อนการขนย้ายสำนักงานโดยปิดระบบอุปกรณ์ไฟฟ้า เช่น คอมพิวเตอร์ ปริ้นเตอร์ และอุปกรณ์เครือข่าย เพื่อป้องกันความเสียหายระหว่างการขนย้าย อีกทั้งทำความสะอาดอุปกรณ์ต่างๆ ก่อนการแพ็ค เพื่อให้พร้อมใช้งานในสถานที่ใหม่ ถ่ายภาพก่อนถอดอุปกรณ์ เพื่อให้การติดตั้งสายไฟ หรือ การเชื่อมต่อของอุปกรณ์ติดตั้งกลับไปที่เดิมได้ง่ายต่อมาเจ้าหน้าที่จะทำการแพ็คอุปกรณ์สำนักงานโดยใช้วัสดุแพ็คของที่เหมาะสม เช่น กล่องที่บุโฟม หรือบับเบิ้ลสำหรับอุปกรณ์ไฟฟ้า และซองกันกระแทกสำหรับอุปกรณ์เล็กๆ จากนั้นจะปิดผนึกกล่องอย่างแน่นหนา และ ติดป้ายระบุประเภทของสิ่งของ เช่น “คอมพิวเตอร์” หรือ “อุปกรณ์ไฟฟ้า”ซึ่งจะแยกอุปกรณ์ที่เปราะบาง เช่น จอมอนิเตอร์ หรือ อุปกรณ์ที่แตกง่าย ควรแพ็คแยก และเขียนคำเตือนบนกล่องให้ชัดเจนในขั้นตอนการขนย้ายออฟฟิศ และติดตั้งจะทำการขนย้ายด้วยความระมัดระวังโดยใช้รถขนย้ายที่เหมาะสมกับลักษณะของอุปกรณ์ ขนย้ายด้วยความระมัดระวัง และติดตั้งตามลำดับเมื่อนำของไปถึงออฟฟิศใหม่ ควรติดตั้งอุปกรณ์สำคัญ เช่น คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก่อน เพื่อป้องกันความเสียหาย - การจัดการเอกสารสำคัญ
ในการขนย้ายสำนักงานควรมีการคัดแยก และจัดระเบียบเอกสารสำคัญอย่างชัดเจน โดยแยกประเภทเอกสาร เช่น เอกสารการเงิน เอกสารทางกฎหมาย เอกสารภายในองค์กร อีกทั้งคัดแยกเอกสารที่ไม่จำเป็นเพื่อทำลายเอกสารที่หมดอายุ หรือ ไม่จำเป็นเพื่อลดปริมาณการขนย้าย ให้จัดทำบัญชีเอกสารเพื่อบันทึกรายการเอกสารสำคัญจะป้องกันการสูญหายได้ดี ให้ทำการแพ็ค และขนย้ายเอกสารโดยใช้กล่องที่แข็งแรงให้ใส่เอกสารในกล่องที่ป้องกันความชื้นและ การกระแทก รวมถึงการติดป้ายระบุประเภทเอกสาร เช่น “เอกสารการเงิน” หรือ “สัญญา” และ แยกเอกสารสำคัญออกจากเอกสารทั่วไป เช่น เอกสารที่ต้องใช้ทันทีเมื่อถึงออฟฟิศใหม่ ควรแยกใส่กระเป๋าแยกต่างหาก - การเตรียมการในสถานที่ใหม่
เมื่อทำการขนย้ายออฟฟิศไปยังสำนักงานใหม่นั้นควรมีการออกแบบพื้นที่จัดเก็บอย่างเหมาะสมโดยวางแผนตำแหน่งของโต๊ะทำงาน ตู้เก็บเอกสาร และอุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศใหม่ และจัดโซนสำหรับเอกสารสำคัญ ให้พื้นที่ที่ปลอดภัย เช่น ห้องที่ล็อกได้ หรือ หากเป็นอุปกรณ์อื่นๆ ให้ทำการการตรวจสอบอุปกรณ์หลังการติดตั้ง โดยตรวจสอบการทำงานว่าอุปกรณ์ทุกชิ้นสามารถทำงานได้ปกติหลังการติดตั้ง หรือ หากมีอุปกรณ์ใดที่เสียหาย หรือ ใช้งานไม่ได้ ควรดำเนินการซ่อมแซมทันที - การประเมินผลหลังการย้าย
หลังจากบริษัทขนย้ายสำนักงานได้ทำการติดตั้งอุปกรณ์ทุกอย่าง และขนย้ายเสร็จตให้เราตรวจสอบความสมบูรณ์โดยตรวจสอบว่ามีสิ่งของ หรือ เอกสารใดสูญหาย หรือไม่หากพบให้ทำการแจ้งเพื่อเคลมทันที และหากมีสิ่งใดต้องการปรับปรุงเพิ่มเติม เช่น พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ ควรดำเนินการปรับปรุงทันที และรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับการจัดพื้นที่ หรือ อุปกรณ์
จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะเห็นได้ว่าการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน และเอกสารสำคัญเมื่อย้ายออฟฟิศต้องใช้การวางแผนที่รอบคอบ ตั้งแต่การคัดแยก การแพ็ค การขนย้าย ไปจนถึงการจัดระเบียบในสถานที่ใหม่ การวางแผนที่ดี และการจัดการอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยลดความวุ่นวาย แต่ยังเพิ่มความสะดวกในการเริ่มต้นการทำงานในออฟฟิศใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากต้องการความสะดวกสบาย และการทำการขนย้ายสำนักงานอย่างมืออาชีพ
เราขอแนะนำ Speed move ซึ่งเป็นบริษัทขนย้ายสำนักงาน ที่มีความเชี่ยวชาญอีกทั้งยังมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านการขนย้ายออฟฟิศโดยเฉพาะ เรามีบริการรับขนของย้ายบ้าน ย้ายสำนักงาน รื้อถอน rack โรงงาน ย้ายเฟอร์นิเจอร์ มีการสำรวจหน้างานให้ฟรีเพื่อช่วยคำนวนค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้าทุกคนก่อนเลือกใช้บริการ หมดกังวลเรื่องระยะทางเพราะเรามีบริการจัดส่งทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีทีมงานที่สามารถถอดประกอบเครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ และ พาร์ทิชั่นฉากกั้นห้องต่างๆ อย่างชำนาญอีกด้วยรับประกันได้ว่าของทุกชิ้นที่เราขนย้ายนั้นจะได้รับการดูแลเป็นอย่างดีแน่นอน
SPEEDMOVE
Tel : 02 -751-5269 , 065-056-4598
Line : @speedmove
Facebook : speed.move
Email : spm2011@speed-move.com
