วิธีการบริหารจัดการพนักงานในช่วงการขนย้ายสำนักงาน
หากจะพูดถึงการขนย้ายสำนักงานนั้นหลายๆคนอาจจะต้องปวดหัวโดยเป็นกระบวนการที่ท้าทายซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อพนักงานทั้งทางร่างกาย และ จิตใจ หากไม่มีการวางแผนที่ดี อาจทำให้เกิดความสับสน ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน และ ก่อให้เกิดปัญหาด้านทรัพยากรมนุษย์ได้ ดังนั้นในบทความนี้เราจะมากล่าวถึงแนวทางการจัดการกับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงการขนย้ายสำนักงานเพื่อให้ลดความสับสนในการทำงานนั้นเอง
6 ขั้นตอนการปฏิบัติสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการขนย้ายสำนักงานเพื่อลดความสับสนของพนักงาน
- การวางแผนล่วงหน้า
- การกำหนดเป้าหมาย
ในการขนย้ายสำนักงานแต่ละครั้งนั้นจำเป็นจะต้องกำหนดระยะเวลาการขนย้ายให้ชัดเจน โดยวางแผนการดำเนินงานเพื่อให้การทำงานของพนักงานได้รับผลกระทบน้อยที่สุด อีกทั้งควรตั้งเป้าหมายในการปรับตัวของพนักงานให้เร็วที่สุดเพื่อลดการสับสนในการทำงาน - การจัดตั้งทีมประสานงาน
อีกทั้งควรแต่งตั้งคณะทำงานเฉพาะกิจที่รับผิดชอบด้านการขนย้ายโดยเฉพาะ โดนอาจมอบหมายงานให้แต่ละฝ่าย เช่น ทรัพยากรบุคคล (HR), แผนกไอที, แผนกโลจิสติกส์ ฯลฯ เพื่อกำหนดบทบาทหน้าที่และ ช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อลดการสับสนในการขนย้ายสำนักงาน - การวางแผนการทำงานของพนักงาน
ควรมีการพิจารณาวางแผนว่าจะให้พนักงานทำงานจากระยะไกล (Work from Home) หรือ ไม่โดยอาจจะกำหนดรูปแบบการทำงานระหว่างการขนย้ายสำนักงาน เช่น การทำงานเป็นกะ หรือ การหมุนเวียนพนักงาน เพื่อประเมินผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน
- การกำหนดเป้าหมาย
- การสื่อสารกับพนักงาน
- การแจ้งข่าวสารล่วงหน้า
ผู้ประกอบการควรมีการประกาศแผนการขนย้ายสำนักงานให้พนักงานรับทราบล่วงหน้า อีกทั้งควรสร้างช่องทางให้พนักงานสอบถามข้อมูลต่างๆในการขนย้ายได้ - การให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ใหม่
- ในการขนย้ายสำนักงานนั้นควรแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสำนักงานใหม่ เช่น ที่ตั้ง การเดินทาง สถานที่จอดรถ ฯลฯ เพื่อให้พนักงานทราบ และ จัดทำคู่มือการใช้งานสถานที่ใหม่อย่างครบถ้วน
- การสร้างความมั่นใจให้พนักงาน
ควรมีการอธิบายเหตุผลของการขนย้ายสำนักงาน และ ประโยชน์ที่จะได้รับ ควรรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน และ ให้การสนับสนุนกับพนักงาน
- การแจ้งข่าวสารล่วงหน้า
- การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ระหว่างการขนย้าย
- การดูแลสวัสดิการพนักงาน
ควรมีการจัดเตรียมมาตรการช่วยเหลือพนักงานที่ได้รับผลกระทบกับการขนย้ายสำนักงาน เพื่อให้การสนับสนุนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง หรือ ที่พัก - การจัดการแรงงาน และ ตารางการทำงาน
จัดทำตารางการขนย้ายสำนักงานที่ชัดเจนเพื่อลดผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน โดยควรวางแผนให้พนักงานบางส่วนทำงานที่บ้านชั่วคราวหากจำเป็น
- การดูแลสวัสดิการพนักงาน
- การบริหารจัดการด้านเทคโนโลยี และ อุปกรณ์สำนักงาน
- การวางแผนด้านไอที
ในการขนย้ายสำนักงานควรตรวจสอบความพร้อมของระบบอินเทอร์เน็ต และ โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยี อีกทั้งวางแผนการขนย้ายอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และ เซิร์ฟเวอร์ เพื่อลดผลกระทบในการทำงาน - การจัดการเอกสาร
ควรให้พนักงานดำเนินการสำรองข้อมูลสำคัญก่อนการขนย้ายสำนักงาน โดยกำหนดแนวทางการจัดเก็บเอกสารใหม่ในสำนักงานใหม่เพื่อลดความสับสน
- การวางแผนด้านไอที
- การบริหารความเสี่ยง
ในการขนย้ายสำนักงานควรกำหนดแผนสำรองสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น ไฟฟ้าดับ อินเทอร์เน็ตขัดข้อง ฯลฯ โดยวางแผนเผื่อความล่าช้าในการขนย้ายด้วย - การประเมินผลหลังการขนย้าย
- การสำรวจความคิดเห็นพนักงาน
หลังการขนย้ายสำนักงานควรรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับกระบวนการขนย้าย เพื่อประเมินผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน - การปรับปรุง และ สรุปบทเรียน
ให้นำข้อมูลมาวิเคราะห์ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น และ หาแนวทางแก้ไข เพื่อนำบทเรียนที่ได้ไปใช้ในการขนย้ายสำนักงานในอนาคต
- การสำรวจความคิดเห็นพนักงาน
จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะเห็นได้ว่าการขนย้ายสำนักงานเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยการบริหารจัดการที่ดี โดยเฉพาะด้านพนักงาน การสื่อสารที่ชัดเจน การจัดการทรัพยากรอย่างเหมาะสม และ การวางแผนที่รอบคอบจะช่วยให้การขนย้ายเป็นไปอย่างราบรื่น และ ส่งผลกระทบต่อพนักงานน้อยที่สุด ซึ่งหากใช้บริการผู้เชี่ยวชาญในการขนย้ายสำนักงานจะสามารถช่วยให้ขั้นตอนการขนย้ายสำนักงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และ มีแบบแผนมากขึ้น หากสนใจในบริการขนย้ายสำนักงานโดยผู้เชี่ยวชาญนั้นเราขอแนะนำ Speed move ซึ่งเป็นบริษัทขนย้ายสำนักงาน ที่มีความเชี่ยวชาญอีกทั้งยังมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านการขนย้ายสำนักงาน และ ติดตั้ง โดยเฉพาะ อีกทั้ง เรามีบริการรับขนของ ย้ายสำนักงาน รื้อถอน rack โรงงาน ย้ายเฟอร์นิเจอร์ มีการสำรวจหน้างานให้ฟรีเพื่อช่วยคำนวนค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้าทุกคนก่อนเลือกใช้บริการ หมดกังวลเรื่องระยะทางเพราะเรามีบริการจัดส่งทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีทีมงานที่สามารถถอดประกอบเครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ และ พาร์ทิชั่นฉากกั้นห้องต่างๆ อย่างชำนาญอีกด้วย รับประกันได้ว่าของทุกชิ้นที่เราขนย้ายนั้นจะได้รับการดูแลเป็นอย่างดีแน่นอน
SPEEDMOVE
Tel : 02 -751-5269 , 065-056-4598
Line : @speedmove
Facebook : speed.move
Email : spm2011@speed-move.
